Transporte y logística · Finanzas
Control de albaranes sin facturar en empresas de transporte
MADE INTEGRA toma cada albarán firmado que vuelve a la oficina, lo busca en las facturas emitidas y te avisa cuando un porte entregado pasa del plazo sin facturarse. Cada aviso trae el cliente, el importe y el documento de origen.
Solo lectura sobre el ERP y las hojas: no emite facturas ni toca la contabilidad.
Albarán AL-5531 firmado y sin factura
Incumplimiento acreditado- Sistema
- ERP de transporte
- Regla
- Facturar en 72 h desde la firma
- Firmado
- 03/11/2026 11:20
- Observado
- 07/11/2026 09:00 UTC
- Huella SHA-256
- 9f2c…a71e
Por qué un porte entregado se queda sin cobrar
El conductor entrega la mercancía, el destinatario firma y el albarán emprende su propio viaje hasta administración: en papel dentro de la cabina, como foto por mensajería o escaneado días después. Mientras no llega, el porte está hecho pero nadie lo puede facturar con seguridad.
Cuando llega, tampoco está garantizado. Hay albaranes que se archivan en la carpeta del cliente equivocado, otros que esperan a que tráfico confirme un suplemento por espera o paralización, y otros que se agrupan para la factura mensual y se olvidan al cambiar de mes. Ninguno de esos casos hace ruido: el cliente no reclama una factura que no ha recibido.
El resultado se ve tarde. Aparece en el cierre, cuando el margen de la ruta no cuadra, o en una auditoría, cuando alguien cruza a mano la relación de albaranes con el libro de facturas emitidas. MADE INTEGRA hace ese cruce cada día, sobre todos los albaranes y no sobre una muestra.
- Parte del documento de entrega firmado, no de la orden de carga.
- Lo busca en las facturas emitidas por número de albarán, cliente y fecha.
- Suma el importe pendiente por cliente y por semana.
Albarán sin facturar y servicio sin facturar no son la misma búsqueda
En muchas empresas de transporte el servicio se da por cerrado en el ERP cuando tráfico lo marca, pero la prueba de que se entregó es el albarán firmado. Si se factura a partir del cierre, el riesgo es facturar algo que no consta como entregado. Si se factura a partir del albarán, el riesgo es que el papel no llegue nunca.
Esta página trata el segundo caso: el documento de entrega existe y la factura no. La ficha de servicios terminados sin facturar trata el primero, válido para cualquier sector. Muchas empresas activan las dos reglas y comparan qué se les escapa por cada lado.
Del albarán firmado a la factura, tramo a tramo
Cada paso deja rastro en una aplicación distinta. La regla los une y mide el plazo entre el primero y el último.
El destinatario firma.
La firma queda en el terminal del conductor, en la aplicación de entregas o en papel. Ese momento es el que abre el plazo.
Dónde se leeFecha de firma del albarán en el ERP de transporte o en la hoja de entregas.
El albarán llega a administración.
Escaneado, digitalizado o tecleado. Si este tramo se alarga, conviene una regla propia que avise antes de que el retraso llegue a la factura.
Regla de ejemploCada albarán firmado consta digitalizado antes de 24 horas desde la entrega.
Se revisan los conceptos.
Suplementos, esperas, devoluciones parciales o un precio distinto al de la tarifa. Aquí es donde un albarán puede quedarse aparcado sin que nadie lo decida.
Sale la factura.
Individual o agrupada a fin de mes, según el cliente. Basta con que el número de albarán aparezca en una factura emitida para que el caso se cierre como cumplido.
Regla de ejemploCada albarán firmado aparece en una factura emitida antes de 72 horas, o antes del día 3 si el cliente factura por meses.
Lo que escribe dirección, en una frase
La regla se escribe con vuestras palabras y se ajusta a cómo factura cada cliente. Puedes separar a los clientes con factura mensual de los que reciben una factura por porte, fijar un margen mayor para los portes con suplementos o excluir a un cliente concreto con una excepción documentada.
Si el ERP dejó de enviar datos durante el plazo, el resultado no es un incumplimiento sino “Sin evidencia suficiente”: primero se revisa la conexión y después se mira el albarán.
Escribes
“Cada albarán firmado debe aparecer en una factura emitida antes de 72 horas.”
- Empieza cuando
- Consta la firma del albarán (ERP de transporte u hoja de entregas)
- Se cumple si
- Una factura emitida del mismo cliente incluye el número de albarán
- Plazo
- 72 horas
- Responsable
- Administración
Dónde suelen esconderse los albaranes pendientes
No todos los albaranes se retrasan por lo mismo. Saber cuál es el motivo más repetido ayuda a corregir el proceso, no solo el caso.
Suplementos sin confirmar.
Esperas en muelle o paralizaciones que tráfico aún no ha validado, y que dejan el albarán en espera indefinida.
Portes de colaboradores.
Servicios hechos por un transportista subcontratado cuyo albarán llega más tarde que los de la flota propia.
Facturación mensual.
Albaranes de final de mes que se quedan fuera de la factura agrupada y nadie recupera en la siguiente.
Entregas fuera del ERP.
Repartos urgentes que se registran solo en una hoja compartida y nunca pasan al sistema de facturación.
Lo que MADE INTEGRA no hace con vuestros albaranes
No factura, no modifica importes ni envía nada a vuestros clientes. Tampoco sustituye al programa de facturación ni al ERP: lee lo que ya registran y señala la diferencia entre lo entregado y lo facturado.
Y no evalúa a la persona que factura. El aviso habla del albarán, del cliente y del plazo; quién lo resuelve lo decide la empresa.
Más casos de transporte y logística
Transporte y logística
La visión completa de una empresa de transporte, del pedido al cobro.
Ver transporte y logísticaIncidencias de entrega sin cerrar
Retrasos, daños y rechazos con respuesta al cliente y cierre en plazo.
Ver incidencias de entrega sin cerrarDocumentación de flota
ITV, tacógrafo, seguros y tarjetas de transporte antes de su fecha.
Ver documentación de flotaCómo detectar servicios sin facturar
Guía paso a paso para cruzar entregas y facturas.
Ver cómo detectar servicios sin facturar
Preguntas sobre albaranes sin facturar
¿Funciona si los albaranes firmados todavía llegan en papel?
Sí, siempre que en algún momento quede constancia digital de la firma: el escaneo, la foto que se sube al ERP o la fila que alguien añade a la hoja de entregas. Esa fecha abre el plazo. Si además quieres saber cuánto tarda el papel en llegar a la oficina, se añade una regla para ese tramo.
¿Y los clientes a los que facturamos una vez al mes?
La regla se separa por tipo de cliente. Para los de factura mensual, el plazo no se mide en horas desde la firma sino hasta una fecha del mes siguiente, por ejemplo el día 3. Así un albarán de final de mes que se queda fuera de la factura agrupada aparece como pendiente, y los que entran a tiempo no generan avisos.
¿Sirve para los portes que hace un transportista colaborador?
Sí. El albarán del colaborador suele llegar más tarde y por otra vía, a menudo por correo. Si ese correo llega a un buzón corporativo o el albarán se registra en el ERP, MADE INTEGRA lo cruza igual con vuestras facturas emitidas, y puedes darle un plazo propio más amplio que el de la flota propia.
¿De dónde sale el importe que aparece en cada aviso?
Del propio albarán o de la orden de transporte en el ERP, si el importe está registrado allí. Cuando no lo está, el aviso muestra el porte sin importe y el total se calcula solo con los que sí lo tienen. MADE INTEGRA no aplica tarifas ni estima precios.
Trae una semana de albaranes
En la demostración cruzamos una muestra vuestra con las facturas emitidas y vemos cuántos portes siguen pendientes.