Transporte y logística · Flota
Control de documentación de flota en empresas de transporte
MADE INTEGRA lee las fechas de caducidad de cada vehículo en el ERP, en el programa de flota o en la hoja que uséis, y abre un seguimiento con la antelación que elijas. Si la renovación de la ITV, del tacógrafo, del seguro o de la autorización no consta a tiempo, te avisa con la matrícula y la fecha.
Lee fechas y documentos de los vehículos, no la actividad de quien los conduce.
ITV de la tractora 4821-LMN sin cita
Incumplimiento acreditado- Sistema
- Hoja de flota
- Regla
- Cita de ITV 21 días antes
- Caduca
- 28/11/2026
- Observado
- 07/11/2026 08:00 UTC
- Huella SHA-256
- 9f2c…a71e
Cada vehículo tiene su propio calendario de vencimientos
Una tractora, un semirremolque y una furgoneta de reparto no caducan a la vez ni por lo mismo. Cada una tiene su inspección técnica, su seguro, su revisión del tacógrafo si lo lleva, su autorización de transporte y, en algunos casos, certificados específicos como el de mercancías peligrosas o el de vehículo frigorífico.
Esas fechas suelen vivir repartidas: unas en el programa de flota, otras en la póliza que guarda administración y otras en la hoja que lleva el jefe de taller. Con diez vehículos se controlan de memoria. Con cuarenta, basta un mes con mucho trabajo para que una fecha pase sin que nadie la vea.
Un vehículo con la documentación vencida no puede salir, y si sale, la sanción en carretera y la inmovilización llegan antes que el aviso interno. MADE INTEGRA pone todas esas fechas en una misma vista y comprueba que cada renovación consta antes del límite.
- Un seguimiento por vehículo y por documento, con su propia antelación.
- Lee el programa de flota, el ERP o una hoja compartida, la que tengáis.
- Se cierra cuando aparece la nueva fecha de caducidad o la cita confirmada.
Qué documentación de flota se puede seguir
Cualquier documento que tenga fecha y esté registrado en algún sistema. Estos son los más habituales.
Inspección técnica (ITV).
Fecha de la próxima inspección de cada vehículo y constancia de la cita o del resultado favorable.
Revisión del tacógrafo.
Revisión periódica del aparato en un taller autorizado y descarga de datos de la unidad.
Seguros.
Vencimiento de la póliza de cada vehículo y de la responsabilidad civil de la mercancía.
Autorizaciones de transporte.
Tarjetas y autorizaciones vinculadas a cada vehículo, con su fecha de control.
Certificados específicos.
Mercancías peligrosas, temperatura controlada o cualquier otro que exija la carga.
Mantenimiento preventivo.
Revisiones por kilómetros o por fecha que el taller planifica en su programa.
La regla tiene en cuenta el tiempo que de verdad se necesita
No es lo mismo renovar un seguro, que se resuelve con una llamada, que conseguir cita en una estación de ITV en temporada alta o encontrar hueco en el taller del tacógrafo. Por eso cada documento lleva su propia antelación.
La regla puede pedir una cita primero y la renovación después: si a 21 días no hay cita registrada, avisa a flota; si a 3 días no consta la nueva fecha, avisa a dirección. El vehículo que se da de baja o se vende sale del seguimiento con una excepción documentada.
Escribes
“Cada vehículo tiene cita de ITV registrada 21 días antes de su caducidad.”
- Empieza cuando
- Faltan 21 días para la fecha de ITV (programa de flota u hoja compartida)
- Se cumple si
- Consta una cita confirmada o una nueva fecha de inspección
- Plazo
- 21 días
- Responsable
- Flota y taller
Flota y conductores: dos seguimientos que se complementan
Esta página trata la documentación de los vehículos. La del conductor, como el CAP, el carné o la tarjeta de conductor del tacógrafo, tiene su propia ficha, porque la lleva otra área y caduca por motivos distintos.
Las dos juntas responden a la pregunta que importa antes de cargar: si este camión puede salir hoy con esta persona al volante, con todo en regla.
Lo que no hace con los datos de la flota
No lee la posición del vehículo, la velocidad ni los tiempos de conducción para evaluar a nadie, aunque el programa de flota los tenga. Solo usa las fechas y los documentos que decidís conectar.
Tampoco pide citas ni contrata pólizas. Avisa a tiempo y deja la prueba de cuándo se supo y cuándo se resolvió.
Más casos de transporte y logística
Transporte y logística
Del pedido del cliente al cobro, con cada plazo comprobado.
Ver transporte y logísticaIncidencias de entrega sin cerrar
Reclamaciones, rechazos y abonos que esperan una decisión.
Ver incidencias de entrega sin cerrarDocumentación del personal
CAP, carné y tarjeta de conductor renovados antes de su fecha.
Ver documentación del personal
Preguntas sobre la documentación de flota
¿Necesitamos un programa de gestión de flota para usarlo?
No. Si las fechas de ITV, seguros y revisiones están en el ERP o en un programa de flota, se leen de ahí. Si están en una hoja compartida en Google Drive o en OneDrive, también vale: cada fila es un vehículo y cada columna de fecha, un vencimiento que se puede seguir.
¿Con cuánta antelación conviene avisar de cada vencimiento?
Depende de lo que cueste resolverlo en vuestra zona. Para la ITV o el tacógrafo, donde hace falta cita, muchas empresas eligen tres o cuatro semanas; para un seguro, una o dos. La antelación se cambia en la regla cuando queráis y puede ser distinta para cada tipo de vehículo.
¿Lee la posición o los tiempos de conducción de los vehículos?
No. Aunque vuestro programa de flota tenga esos datos, MADE INTEGRA solo usa las fechas y los documentos que decidís conectar. No evalúa la conducción ni sigue los desplazamientos de nadie.
¿Puede seguir también los vehículos de los colaboradores?
Sí, si guardáis sus fechas en algún sistema, por ejemplo una hoja con la documentación que pedís a cada colaborador antes de darle carga. La regla avisa cuando una fecha se acerca sin que conste el documento renovado, igual que con la flota propia.
Trae la hoja de vencimientos de vuestra flota
La conectamos en la demostración y vemos qué fechas caen en los próximos 60 días.