- Autor:
- Equipo de MADE INTEGRA
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Por qué ocurre
El cierre del servicio y la factura están en sistemas distintos y dependen de equipos distintos. Nadie es responsable del hueco entre ambos. El control suele ser un listado mensual que alguien revisa cuando hay tiempo.
Lo que cuesta de verdad
Además del importe que nunca se cobra, cada día de retraso alarga el cobro y empeora la tesorería. Una factura emitida semanas después del servicio genera más dudas y reclamaciones del cliente. Y dirección pierde tiempo preguntando.
Método en cinco pasos
- Define qué es “terminado”: el estado exacto del servicio en tu aplicación, sea el ERP, una base de Notion o una hoja compartida.
- Define qué es “facturado”: factura emitida del mismo cliente que incluye el servicio.
- Fija el plazo: por ejemplo, 48 horas. Es tu SLA interno.
- Cruza ambos sistemas cada día, no cada mes.
- Revisa cada caso fuera de plazo y anota las excepciones justificadas para que no vuelvan a aparecer.
Hacerlo a mano o automatizarlo
| A mano | Automatizado | |
|---|---|---|
| Frecuencia | Mensual | Continua |
| Cobertura | Una muestra | Todos los servicios |
| Excepciones | En la memoria de alguien | Documentadas |
| Evidencia | Hoja de cálculo | Evento original sellado |
Checklist
- Estado de cierre definido.
- Relación servicio-factura identificable: referencia, cliente, importe.
- Plazo acordado con administración.
- Revisión diaria.
- Excepciones documentadas.
- Responsable de revisar los avisos.