Soluciones
Toda la empresa, en una misma visión
Lo que tiene que pasar en una empresa casi siempre tiene la misma forma: algo empieza en un sistema o en un área y debe terminar en otra dentro de un plazo. Pasa en operaciones, con los clientes, con las personas del equipo y con los propios sistemas. Estos son los casos más habituales.
Sistemas, procesos y personas
Las tres dimensiones del control, supervisadas con el mismo método y la misma prueba.
Sistemas
Correo, calendario, documentos, hojas, Notion y ERP: lo que ya registran, leído en solo lectura. Y el estado de los propios sistemas: incidencias, copias, certificados y accesos.
Procesos
Lo que empieza en un área y debe terminar en otra dentro de un plazo: expedientes, entregas, respuestas a clientes, aprobaciones, facturación.
Personas
Los compromisos de la empresa con su equipo: altas y bajas completas, documentación vigente, formación al día, solicitudes respondidas. Se supervisa el proceso, no se evalúa a nadie.
Por área de la empresa
Un ejemplo de lo que se supervisa en cada área. Todas comparten reglas, plazos y evidencia.
Dirección
Lo que requiere decisión esta semana, de todas las áreas, en una sola vista.
Ver dirección generalOperaciones
Expedientes, rutas y entregas que superan el plazo de cada paso.
Ver expedientes detenidosComercial
Presupuestos y oportunidades que nadie vuelve a tocar.
Ver presupuestos sin seguimientoClientes
Solicitudes y reclamaciones que siguen sin respuesta en plazo.
Ver solicitudes sin respuestaPersonas
Altas, bajas, documentación, formación y vacaciones, resueltas a tiempo.
Ver soluciones de personasSistemas
Incidencias, copias de seguridad, certificados, parches y accesos, revisados en plazo.
Ver soluciones de sistemasCalidad y cumplimiento
Documentación obligatoria y formación en prevención vigentes, con su evidencia.
Ver formación PRL pendienteProveedores
Accesos externos por revisar y facturas de proveedor por aprobar.
Ver accesos de proveedores externosFinanzas
Servicios terminados por facturar y cobros vencidos sin gestión.
Ver soluciones de finanzas
Procesos y clientes
Lo que empieza en un área y debe terminar en otra: expedientes, respuestas y ofertas.
Proyectos y expedientes detenidos
Asuntos parados en una aprobación o entre áreas.
Ver proyectos y expedientes detenidosSolicitudes sin respuesta
Clientes que esperan una contestación que no llega.
Ver solicitudes sin respuestaPresupuestos sin seguimiento
Ofertas enviadas que nadie vuelve a tocar.
Ver presupuestos sin seguimiento
Personas
Los compromisos de la empresa con su equipo, cumplidos a tiempo. Se supervisa el proceso, no la actividad de cada persona.
Altas con accesos y EPI en 48 h
Cada incorporación con su cuenta, sus permisos y su equipo de protección.
Ver altas con accesos y epi en 48 hBajas con accesos revocados en 24 h
Ninguna cuenta activa de quien ya no está en la empresa.
Ver bajas con accesos revocados en 24 hDocumentación de conductores caducada
CAP, carné y certificados renovados antes de su fecha.
Ver documentación de conductores caducadaFormación PRL pendiente
Formación en prevención impartida en plazo y registrada.
Ver formación prl pendienteSolicitudes de vacaciones sin respuesta
Cada petición contestada en el plazo acordado.
Ver solicitudes de vacaciones sin respuesta
Sistemas
Lo que mantiene la empresa funcionando y segura: incidencias, copias, renovaciones, parches y accesos.
Incidencias IT críticas
Resueltas dentro del plazo acordado, con su registro.
Ver incidencias it críticasCopias de seguridad sin verificar
Cada copia programada, ejecutada y comprobada.
Ver copias de seguridad sin verificarCertificados y licencias por caducar
Renovados antes de que algo deje de funcionar.
Ver certificados y licencias por caducarParches de seguridad pendientes
Actualizaciones críticas aplicadas en plazo.
Ver parches de seguridad pendientesAccesos de proveedores externos
Permisos de terceros revisados y retirados a tiempo.
Ver accesos de proveedores externos
Finanzas
La facturación y el cobro son la consecuencia de procesos que terminan bien. También se supervisan.
Servicios terminados sin facturar
El trabajo está hecho y la factura no sale.
Ver servicios terminados sin facturarCobros vencidos
Facturas que vencen sin gestión de cobro.
Ver cobros vencidos
Por área de dirección
Dirección general
Una visión transversal de lo que requiere decisión.
Ver dirección generalDirección de operaciones
Expedientes parados, tiempos y dependencias entre áreas.
Ver dirección de operacionesDirección financiera
Pendiente de facturar y de cobrar, con su origen.
Ver dirección financiera
Así se ve en cinco empresas tipo
Ejemplo ilustrativo · datos ficticios
- TransporteIncumplimiento acreditadoDirección de personas
3 altas de esta semana siguen sin EPI o sin accesos completos.
Accesos y EPI entregados en 48 h desde el alta.
ERP de transporte · Google Workspace · Hoja de almacén
9 verificadas en plazo
- altas
- 12
- altas
- fuera de plazo
- 3
- fuera de plazo
- centros
- 2
- centros
- LogísticaIncumplimiento acreditadoDirección de operaciones
Los expedientes se paran en la misma aprobación.
Aprobar la ruta en 24 h desde la solicitud.
ERP de transporte · Correo corporativo
- expedientes
- 9
- expedientes
- de media
- 31 h
- de media
- área
- 1
- área
- IngenieríaIncumplimiento acreditadoResponsable de sistemas
2 incidencias críticas superaron las 4 horas sin resolverse.
Resolver las incidencias críticas en 4 h.
Buzón de soporte · Google Sheets
1 sin evidencia por caída del buzón
- incidencias
- 17
- incidencias
- fuera de plazo
- 2
- fuera de plazo
- sin evidencia
- 1
- sin evidencia
- ProyectosSin evidencia suficienteDirección general
11 solicitudes de clientes sin contestar en un día laborable.
Responder a clientes en 1 día laborable.
Correo corporativo · Notion
2 sin evidencia · 9 incumplimientos
- solicitudes
- 11
- solicitudes
- clientes
- 4
- clientes
- equipos
- 2
- equipos
- Servicios técnicosIncumplimiento acreditadoDirección financiera
14 servicios terminados siguen sin factura.
Facturar en 48 h desde el cierre del servicio.
ERP · Facturación
- servicios
- 14
- servicios
- clientes
- 6
- clientes
- de plazo
- 48 h
- de plazo
El método es siempre el mismo
Algo empieza.
Un evento en un sistema abre la obligación.
Algo debe terminar.
Otro evento, en el mismo sistema o en otro, la cumple.
En un plazo.
Si no llega a tiempo y las fuentes funcionaban, se acredita el incumplimiento.
¿Tu caso no está en la lista?
Si puedes decir “cuando pase esto, debe pasar aquello antes de tal plazo”, se puede supervisar.